Zarządca a administrator nieruchomości — jaka jest różnica?

Najważniejsze są dokumenty i sposób zarządu

W potocznym języku określenia zarządca i administrator często są używane zamiennie, ale nie zawsze oznaczają ten sam zakres odpowiedzialności. Trzeba sprawdzić, czy wspólnota działa przez wybrany zarząd, czy sposób zarządu został powierzony zgodnie z art. 18 ustawy o własności lokali.

Jeżeli właściciele wybrali zarząd wspólnoty, zewnętrzna firma może wykonywać na jego zlecenie czynności administracyjne, księgowe i techniczne. Zakres umocowania powinien wynikać z uchwał, umowy oraz udzielonych pełnomocnictw.

• uchwały dotyczące zarządu i reprezentacji
• umowa o zarządzanie lub administrowanie
• pełnomocnictwa do konkretnych czynności
• zasady akceptowania wydatków
• obowiązki informacyjne wobec zarządu i właścicieli

Czym zwykle zajmuje się administrator?

Administrator najczęściej prowadzi bieżącą obsługę organizacyjną: korespondencję, ewidencję, zgłoszenia mieszkańców, przygotowanie zebrań, dokumentację, kontakt z dostawcami i pilnowanie terminów. Może również koordynować księgowość i sprawy techniczne, jeżeli przewiduje to umowa.

Samo stanowisko lub nazwa usługi nie przesądza jednak o uprawnieniach. Dla wspólnoty ważniejsze jest to, kto podejmuje decyzję, kto podpisuje umowy, kto kontroluje płatności i jak firma odpowiada za realizację powierzonych zadań.

Co powinno znaleźć się w umowie?

Umowa powinna oddzielać czynności wykonywane samodzielnie przez firmę od decyzji wymagających zgody zarządu albo uchwały właścicieli. Powinna także opisywać raportowanie, dostęp do dokumentów, zastępstwo opiekuna, ochronę danych i sposób przekazania nieruchomości po zakończeniu współpracy.

• zakres administracji, księgowości i obsługi technicznej
• limity oraz tryb akceptacji wydatków
• czas reakcji i obsługa awarii
• częstotliwość raportów
• zasady przechowywania i zwrotu dokumentacji